Personvernerklæring

Eldorado Esport & Entertainment Oslo As, Siste versjon: 21. mai 2021.

Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor Eldorado Esport & Entertainment Oslo, heretter «Eldorado», samler inn og behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot kunder, herunder mindreårige kunder med foresatte, samt deltagere på arrangementer organisert av Eldorado.

Eldorado ved øverste leder, daglig leder, er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av Eldorado. Personvernerklæringen inneholder informasjon som du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom Eldorado og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.

Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.

Viktige begreper

Personopplysning: Alle typer av informasjon som kan direkte eller indirekte identifisere en individuell person, eksempelvis: navn, fødselsdato, fødselsnummer, telefonnummer, bostedsadresse, bilde o.l.

Registrerte: Den personen eller personene personopplysningene kan knyttes til.

Behandling av personopplysninger: Enhver måte å bruke personopplysninger omtales som behandling. Det kan være enten en eller en kombinasjon av de følgende eksemplene: Innsamling, lagring, sammenligning, deling, begrensning, utlevering, sletting osv.

Samtykke: Et tydelig, frivillig og informert uttalelse fra den registrerte eller foresatte for den registrerte hvor han/hun tillater behandlingen av sine eller den en er foresatt til sine personopplysninger.

Behandlingsansvarlig og databehandler: Den behandlingsansvarlige bestemmer hvordan personopplysningene skal behandles mens databehandleren gjennomfører behandlingen på vegne av behandlingsansvarlig.

Vårt bruk av personopplysninger

Eldorado samler inn og behandler personopplysninger for å kunne oppfylle våre plikter overfor medlemmer og frivillige, for å administrere idretten, og oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Personopplysninger vi behandler hentes i all hovedsak fra den registrerte selv, men i noen tilfeller henter vi også opplysninger fra tredjepart. Det kan være kilder fra offentlige registre eller myndigheter. Vi vil alltid varsle om slik innhenting i forkant, med mindre innsamling av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at den registrerte allerede har informasjon om innhentingen.

Utlevering av personopplysninger – Overføring av personopplysninger til tredjepart

Dine personopplysninger behandles konfidensielt og det er bare de i Eldorado som har et tjenstlig behov for å behandle personopplysningene som vil ha tilgang til dem. Som hovedregel vil dine personopplysninger ikke deles med noen utenfor Eldorado.

Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med å drifte Eldorado, eksempelvis den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer.

Når tredjeparter gis tilgang til personopplysninger på denne måten inngås databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.

Det kan også være at vi deler dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere dersom du har gitt ditt samtykke til dette, eller vi er forpliktet til dette etter lov (eksempelvis Skatteetaten og NAV).

Du kan alltid føle deg trygg når du oppgir dine personopplysninger til oss.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere medlemskap, deltagelse i Eldorados arrangementer eller frivillighet i Eldorado. Opplysninger vi registrerer er i hovedsak begrenset til navn, fødselsdato, telefonnummer, epostadresse, postadresse, kjønn, familietilknytninger, kurs/kompetanse og at treningsavgift er betalt. Vi kan også behandle personopplysninger som ditt bilde. Dersom det er nødvendig vil også andre personopplysninger kunne registreres, og vi vil i slike tilfeller informere om dette. Som deltaker kan klubben sende deg viktig informasjon. Men for annen informasjon eks. nyhetsbrev og tilbud vil du måtte ha gitt et samtykke på forhånd.

Mange av klubbens arrangementer, kurs og treninger er ment for unge. Dersom barnet er under 18 år vil det være behov for kontaktinformasjon til foresatte for å holde dialog mellom den ansvarlige i Eldorado (arrangør, trener osv) og barnets ansvarlige. Bilder og navn av barn vil ikke publiseres på nett eller sosiale medier med mindre det er gitt samtykke på forhånd, dette gjøres for eksempel ved påmelding til kurs.

I forbindelse med deltakelse i arrangementer der det vil bli servert mat, kan vi samle inn informasjon om allergier og matpreferanser. På trening eller under arrangementer vil det også kunne behandles opplysninger om treningsresultater, prestasjon og progresjon. I noen tilfeller vil slike opplysninger være å regne som særlige kategorier av opplysninger og vi vil kun behandle slike opplysninger i den utstrekning vi har tillatelse til det.

Informasjonskapsler

Vi benytter informasjonskapsler (cookies) på vår hjemmeside. En informasjonskapsel er en liten tekstfil og vår nettside vil alltid spørre din nettleser om å få lagre kapselen på din maskin. Vi gjør dette for at vi skal huske dine handlinger, preferanser og hvor ofte du har vært på vår hjemmeside. Dette gjør det igjen mulig for oss å gi deg som bruker bedre tilgang til ulike funksjoner. Videre bruker vi også informasjonskapsler på sidene våre for at vi skal kunne føre statistikk over hvor ofte vårt nettsted generelt brukes.

Du kan administrere innstillingene for informasjonskapsler i din nettleser.

Grunnlag for behandlingen

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i Eldorado er først og fremst deltakerkontrakten, men vi henter også inn ditt samtykke for noen av våre behandlinger. Hjemmel i lov kan også være et grunnlag, eksempelvis ved rapportering til Skatteetaten.

For enkelte organisatoriske og administrative oppgaver, utover det som er strengt nødvendig for administrering av deltakerskap, kan vi behandle dine personopplysninger på bakgrunn av vår berettigede interesse og for statistiske formål. Vi fører blant annet statistikk for å ha oversikt over aktivitet i de enkelte spillene. Når vi behandler personopplysninger på andre grunnlag enn deltakerkontrakten eller ditt samtykke har vi foretatt en vurdering av om formålet med bruken av dine personopplysninger er forholdsmessig sammenlignet med ditt personvern. Våre berettigede interesser omfatter muligheten til å allokere ressurser etter behov, utvikle tilbud til medlemmene og en god administrering av idretten innenfor Eldorado.

Ved bruk av samtykke som behandlingsgrunnlag vil vi gjøre bruk av vårt eget samtykkeformular slik at vi får innhentet et gyldig samtykke. Dette gjelder blant annet for de spesielle kategoriene av personopplysninger som vi i noen tilfeller behandler.

Lagring av personopplysningene og sletting

Personopplysningene du registrerer lagres på en server lokalt hos Eldorado og hos WordPress som har en server i EU/EØS, og som i dag anses for å være en trygg og tilfredsstillende lagring av dine opplysninger. Grunnen til dette er at alle EU/EØS-stater er forpliktet til å møte kravene i personvernforordningen (GDPR) og dermed sikrer den registrerte et minimum av personvern.

Eldorado sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for. Dette betyr at vi eksempelvis sletter opplysninger samlet inn for å administrere din registering i det du ikke lenger er deltaker på arrangementer hos Eldorado. Opplysninger om deltakerens foresatt vil slettes på samme tidspunkt, med mindre den foresatte er registrert i tilknytning til en annen deltaker eller dersom vedkommende har en rolle som frivillig.

Dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysninger, eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes tungtveiende berettigede grunner for behandlingen, vil vi slette dine opplysninger.

Merk at det kan være lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en viss periode. Andre opplysninger vil og kan være nødvendig å beholde av hensyn til forsikringsavtaler. Vi har egne konkrete sletterutiner og anonymiseringsrutiner per behandlingsaktivitet.

Dine rettigheter som registrert

Som registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Her får du informasjon om hvilke disse er, og hvordan du kan utøve disse rettighetene overfor Eldorado i forbindelse med behandling av dine personopplysninger. Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt. Anmodningene kan rettes til upskill@eldoradoesport.no.

Innsyn: Du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger.

Retting: Dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f. eks. epostadresse eller verv) kan du når som helst be om at vi retter dette.

Protestere: Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot behandlingen.

Trekke ditt samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke om at vi kan lagre og behandle dine personopplysninger, der slikt samtykke er avgitt. Dette gjelder eksempelvis for behandlingen av helseopplysninger eller publisering av bilder.

Sletting: Dersom du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger, eller du trekker tilbake ditt samtykke, vil informasjon som vi har lagret om deg bli slettet under den forutsetning at vi ikke har annet grunnlag for å beholde disse. Dersom du ønsker dine personopplysninger slettet under andre omstendigheter, kan du rette en henvendelse til oss om dette.

Dataportabilitet: Du har rett til å kreve dataportabilitet for opplysninger om deg selv som du har gitt til Eldorado, og som har behandlingsgrunnlag i samtykke eller avtale. Dette omfatter eksempelvis opplysninger som administreres under ditt medlemskap eller bilder. Dersom du ønsker å utøve din rett til portabilitet vil de aktuelle opplysningene om deg bli sendt deg, eller en tredjepart som du utpeker så fremt dette er teknisk mulig.

Rett til å begrense behandlingen: Dersom du ønsker at vi skal begrense behandlingen av dine personopplysninger, kan du be om dette.

Rett til å klage til en tilsynsmyndighet: Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger skulle være i strid med personvernforordningen, eller personvernregelverket forøvrig, har du rett til å klage på dette til Datatilsynet. Klager kan leveres på deres nettsider; www.datatilsynet.no.

Dersom det er ønskelig med mer informasjon om vår behandling av personopplysninger, kan vi kontaktes på upskill@eldoradoesport.no.

Endringer i vår personvernerklæring

Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi gjør endringer i denne erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og en modifisert personvernerklæring har virkning fra revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for å være informert om hvordan vi beskytter din informasjon.